Cara Membuat Data Validation Di Excel Lengkap
Data Validation Excel.- Memastikan data yang di input pada setiap cell yang ada pada lembar kerja excel adalah benar merupakan tanggung jawab pengguna Microsoft Excel.
Dan anda dapat
melakukannya dengan menerapkan fitur Data Validation pada cell atau
range yang anda inginkan di dalam lembar kerja Microsoft Excel.
Dengan fitur
Data Validation ini, anda dapat membatasi nilai atau teks yang dimasukkan pada
sebuah cell atau range sesuai dengan kriteria yang anda inginkan.
Contohnya, anda
menghendaki bahwa sebuah sel hanya boleh di input dengan angka tertentu saja,
teks tertentu saja, tanggal tertentu dan lain sebagainya.
Oleh karena itu,
penting bagi pengguna excel terutama yang masih pemula untuk belajar bagaimana Membuat
Dan Menggunakan Data Validation Di Excel agar informasi yang dihasilkan
dari input data yang anda lakukan sesuai dengan harapan seluruh rakyat
Indonesia. 😊
Hal-hal yang
saya rasa penting untuk dibahas mengenai Data Validation ini antara lain:
- Pengertian Data Validation Pada Excel
- Cara Membuat Dan Menggunakan Data Validation Excel
- Mengatur Input Message Dan Error Alert Data Validation Excel
- Cara Menghapus Data Validation
Jadi, mari kita
mulai belajar tentang Data Validation Pada Microsoft Excel dengan khusuq dan
khitmat.
APA ITU DATA VALIDATION DI EXCEL?
Data Validation
Excel adalah fitur excel yang digunakan untuk membatasi input data ke dalam
cell atau range pada lembar kerja excel sehingga data yang dimasukkan ke dalam
sebuah cell atau range tersebut sesuai dengan kriteria yang di tetapkan.
Mungkin ada yang
bertanya, Apasih Tujuan Dan Manfaat Dari Data Validasi Excel ini?
Tujuan
pembatasan input data dengan fitur data validation ini yaitu untuk
meminimalisir kesalahan saat input data sehingga data yang diperoleh sesuai
dengan apa yang diharapan.
Sementara
manfaat dari penggunaan fitur data validasi pada excel adalah sebagai berikut:
- Membatasi ini sel excel dengan nilai tertentu seperti teks, angka, tanggal dan waktu tertentu.
- Dapat dengan mudah membuat daftar / list data yang dapat dimasukkan ke dalam sel.
- Menampilkan pesan tertentu saat cell dipilih/diaktifkan. Seperti jenis data, rentang angka dan rentang tanggal tertentu yang dapat anda masukkan ke dalam sel excel.
- Menampilkan pesan kesalahan apabila data yang anda masukkan ke dalam sel tidak sesuai dengan ketentuan yang telah anda tetapkan sebelumnya.
Mungkin masih
banyak lagi tujuan serta manfaat yang tidak bisa saya sebutkan. Jika ada yang
kelupaan untuk disebutkan maka silahkan untuk mengigatkan admin dengan
mengetikkannya di kolom komentar.
Baca Juga: Pivot Table Excel : Belajar Membuat, Meng-Update Dan Menghapus Pivot Tabel Di Excel
BAGAIMANA CARA MENGGUNAKAN DATA VALIDATION EXCEL?
Secara umum, Langkah Untuk Membuat Validasi Data Pada Aplikasi Excel dalam membatasi isi sebuah cell atau
range excel adalah sebagai berikut:
1._ Pilih atau Seleksi cell/range yang ingin anda terapkan fitur Data
Validation.
2._ Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation yang ada
pada Group Data Tools.
3._ Pada kotak dialog Data Validation yang muncul, Pilih tab Setting
– Pilih kriteria validasi yang anda inginkan.
Pilih salah satu
Jenis Tipe Data Validation pada bagian Allow: , seperti gambar dibawah.
Penjelasan:
- Any Value : Semua nilai dengan berbagai jenis
tipe data dapat dimasukkan ke dalam cell tersebut.
- Whole Number : Hanya mengizinkan jenis tipe data angka saja yang dapat
dimasukkan kedalam cell yang dipilih. Anda juga dapat menentukan batas Minimum
dan Maximum angka yang anda kehendaki.
- Decimal : Hampir sama dengan Whole Number, hanya saja jenis tipe
data validasi yang satu ini lebih diperuntukkan pada angka pecahan. Pengaturan
ini juga akan mengizinkan anda untuk menentukan batas Minimum dan Maximum angka
yang anda kehendaki.
- List
: Hanya akan mengizinkan pengguna menginput data pada cell/range sesuai
dengan data dalam daftar atau list yang ditentukan. Biasanya, para pengguna
excel memanfaatkan setingan ini untuk Membuat Dropdown List Dengan DataValidation Excel.
- Date
: Hanya akan mengizinkan pengguna excel untuk menginputkan data berupa
tanggal. Anda dapat dengan leluasa menentukan Start date dan End date yang anda
inginkan.
- Time
: Hanya akan mengizinkan pengguna excel untuk menginputkan data berupa
Waktu.
- Text Length : Untuk membatasi jumlah Panjang
karakter dari Text yang dimasukkan ke dalam cell excel. anda juga bisa
menentukan Panjang karakter Minimum dan Maximum dari teks, sesuai dengan
kehendak anda.
- Custom :
Untuk membuat kriteria data validation sesuai
dengan kehendak anda dengan menggunakan rumus excel.
Sementara itu,
pada bagian Data: berisikan jenis data validation yang dapat anda
kombinasikan dengan jenis data sebelumnya.
Penjelasan:
- between
: Anda hanya dapat menginput data yang berada diantara
dua pengaturan data yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, 1-20, A-Z
atau antara dua tanggal tertentu dan lain sebagainya.
- not between : Anda hanya boleh menginputkan data diluar
pengaturan antar dua data yang ditentukan sebelumnya. Kebalikan dari jenis data
validation Between
- equal to
: Anda hanya boleh menginputkan data yang sama
dengan data yang telah ditentukan sebelumnya.
- not equal to : Anda hanya boleh menginputkan data yang
tidak sama dengan data yang telah ditentukan sebelumnya.
- greater than : hanya boleh menginputkan data yang
lebih besar dari data yang ditentukan sebelumnya.
- less than : hanya boleh menginputkan data yang
lebih kecil dari data yang telah ditentukan sebelumnya.
- greater than or equal to : hanya boleh menginputkan data yang
lebih BESAR atau yang sama dengan data yang diatur sebelumnya.
- less than or equal to : hanya boleh menginputkan data yang
lebih KECIL atau yang sama dengan data yang diatur sebelumnya.
4._ Terakhir Klik Tombol OK apabila anda telah menerapkan
pengaturan validasi data yang anda harapkan.
Setelah
mengetahui setiap fungsi dari jenis tipe data validation, sekarang anda hanya perlu
memperbanyak Latihan menggunakan fitur data validation ini.
INPUT MESSAGE DAN ERROR ALERT PADA DATA VALIDATION EXCEL
Pengaturan INPUT
MESSAGE Data Validation digunakan untuk memberikan pesan yang ditampilkan
saat pengguna excel mengaktifkan/memilih cell yang tervalidasi sebelumnya.
Pengaturan ERROR
ALERT Data Validation digunakan untuk memberikan peringatan kepada pengguna
excel jika data yang diinputkan pada cell/range tervalidasi tidak sesuai dengan
pengaturan yang ditentukan sebelumnya.
Kedua pengaturan
ini akan mencegah dan memberitahukan kepada pengguna excel, saat nilai yang
dimasukkan / diinputkan pada cell/range tidak sesuai dengan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Sehingga data
yang dihasilkan sesuai dengan harapan dan dapat terhindar dari kesalahan kecil
sekalipun.
Misalnya, anda telah mengatur bahwa pada cell yang
ditentukan hanya dapat di isikan dengan angka saja dengan rentang angka 1-20.
Maka anda dapat
mengatur Input Message untuk memberitahukan kepada pengguna excel bahwa cell
yang diaktifkan/dipilih hanya dapat di isikan dengan angka 1-20.
Cara Mengatur Input Message Pada Data Validation Excel
Berikut ini
adalah Cara Mengatur Input Message Pada Data Validation Excel:
- Pilih/aktifkan cell yang ingin divalidasi.
- Tampilkan kotak dialog Data Validation dengan cara Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation yang ada pada Group Data Tools.
- Pilih Tab Input Message dan Centang pilihan Show input message when cell is selected untuk memunculkan pesan secara otomatis saat cell tervalidasi dipilih/diaktifkan.
- Selanjutnya pada bagian Title: anda isikan judul pesan dan pada bagian input massage: anda isikan dengan pesan yang ingin anda sampaikan kepada pengguna excel.
- Terakhir tekan Tombol OK.
Jadi ketika
pengguna excel mengaktifkan cell tersebut maka sebuah Message/Pesan akan muncul
seperti gambar dibawah.
Cara Mengatur Error Alert Pada Data Validation Excel
Dan anda dapat
mengatur Error Alert apabila ingin memberikan peringatan saat nilai yang
diinputkan pada cell tersebut diluar rentang angka 1-20 yang ditentukan
sebelumnya.
Berikut ini
adalah Cara Mengatur Error Alert Pada Data Validation Excel:
- Pilih/aktifkan cell yang ingin divalidasi.
- Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation yang ada pada Group Data Tools.
- Pilih Tab Error Alert dan Centang pilihan Show error alert after invalid data is entered untuk menampilkan kotak dialog berisi peringatan error setelah terjadi kesalahan dalam menginputkan data. Jika anda tidak ingin menampilkan pesan error maka anda hilangkan tanda centang yang ada pada pilihan ini.
- Pilih salah satu dari jenis error yang menurut anda sesuai. Style STOP, WARNING, atau INFORMATION.
- Selanjutnya pada bagian Title: anda isikan judul pesan dan pada bagian input massage: anda isikan dengan pesan yang ingin anda sampaikan kepada pengguna excel.
- Terakhir tekan Tombol OK.
Jadi apabila pengguna
excel terlanjur mengisikan nilai selain angka 1-20 maka akan muncul kotak
dialog Error Alert seperti gambar dibawah.
Untuk menambah pengalaman anda dalam menggunakan Data Validation Pada Excel ini, tentunya dengan memperbanyak Latihan, jadi silahkan anda praktek secara mandiri saja.
CONTOH PENGGUNAAN DATA VALIDATION EXCEL SEDERHANA
Berikut ini,
admin telah menyiapkan beberapa contoh yang menunjukkan langkah-langkah validasi data pada Microsoft Excel mulai dari yang paling sederhana hingga menggunakan sebuah Formula Excel /
Rumus pada Data Validation Excel.
Nilai Pada Cell/Range Hanya Boleh Terisi Tanggal Tertentu
Untuk membuat
cell/range tertentu hanya boleh bernilai tanggal, anda dapat melakukan
langkah-langkah berikut ini:
- Pilih / seleksi range yang akan disetting menggunakan data validasi.
- Aktifkan dialog Data Validation dengan cara Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation.
- Pada Tab Setting, bagian Allow: Pilih Date dan bagian Data: admin Pilih between.
- Selanjutnya pada bagian Start date: anda masukkan tanggal awal dan pada bagian End date: masukkan tanggal akhir.
- Terakhir klik Tombol OK.
Jadi, apabila
ada yang memasukkan tanggal diluar antara kedua tanggal yang dimasukkan maka
akan muncul pesan peringatan sesuai dengan pesan yang telah anda atur
sebelumnya.
Membatasi Jumlah Karakter Text Pada Cell Excel
Sementara itu,
untuk membatasi jumlah karakter text yang di inputkan dalam cell/range excel
anda dapat melakukan langkah-langkah berikut ini.
- Pilih / seleksi range yang akan disetting.
- Aktifkan dialog Data Validation dengan cara Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation.
- Pada Tab Setting, bagian Allow: Pilih Text length dan bagian Data: admin Pilih equal to karena admin ingin jumlah karakter textnya harus sama dengan yang admin setting.
- Selanjutnya pada bagian Length: admin masukkan nilai 8.
- Terakhir klik Tombol OK.
Nilai Pada Cell/Range Hanya Boleh Terisi Angka
Selanjutnya
untuk membuat suatu cell/range hanya boleh terisi dengan nilai angka, anda
dapat melakukan langkah-langkah berikut ini.
- Pilih/Seleksi range yang akan disetting.
- Aktifkan dialog Data Validation dengan cara Pilih Tab Menu Data – Pilih Data Validation.
- Pada Tab Setting, bagian Allow: Pilih Whole number dan bagian Data: admin Pilih greater than or equal to karena admin ingin angka yang boleh dimasukkan adalah angka 1 keatas dan apabila anda memasukkan angka dibawah angka 1, text, date dan lainnya maka akan error.
- Selanjutnya pada bagian Minimum: admin masukkan nilai 1.
- Terakhir klik Tombol OK.
Jadi itulah
contoh-contoh sederhana dalam menggunakan data validation excel yang dapat
admin sampaikan.
Anda tentu dapat
membuat validasi data lebih baik dari yang admin contohkan diatas.
CONTOH PENGGUNAAN DATA VALIDATION EXCEL MENGGUNAKAN RUMUS
Sekarang
bagaiamana mengatur data validation excel menggunakan rumus-rumus excel
tertentu.
Berikut ini
adalah contoh penggunaan data validation excel apabila menggunakan
rumus/fungsi yang ada.
Data Validation Dan Rumus/Fungsi SUM Excel
Misalnya, admin
ingin membuat sebuah daftar belanja dari sebuah toko dengan Dana terbatas yaitu
sekitar Rp2.000.000.
Rencanya daftar
belanja tersebut hanya boleh terisi dengan barang apapun yang ingin di beli
asalkan total belanja dibawah atau sama dengan Rp2.000.000.
Agar tidak sembarangan
dalam melakukan pembelian, admin akhirnya memutuskan untuk merancang daftar belanja
tersebut dengan memanfaatkan fitur Data Validation Pada Excel.
Jadi, admin akan
membuat daftar tersebut dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1._ Buatlah Tabel seperti gambar dibawah ini dan Pilih / Seleksi Range D4 sampai D13 (D4:D13).
Range D4:D13 akan menjadi tolak ukur dari Total Harga, jadi apabila Jumlah barang yang anda beli ternyata menghasilkan Total Harga lebih dari yang ditentukan maka akan muncul pesan Error Alert.
Baca Juga : Membuat Dan Memformat Tabel Pada Excel
2._ Kemudian aktifkan kotak dialog Data Validation Excel seperti yang telah kita bahas sebelumnya. Pada bagian Allow: Pilih Custom, Pada bagian Formula: Masukkan rumus Fungsi Sum Excel =SUM(E4:E13) <= E15
Rumus =SUM(E4:E13)
<= E15 artinya hasil penjumlahan range E4:E13 harus lebih kecil atau sama
dengan (<=) nilai yang ada pada cell E15 yaitu Rp2.000.000.
3._ Terakhir
klik Tombol OK.
Dengan begitu
kita telah berhasil membuat Daftar Belanja Toko dengan dana yang terbatas.
Apabila total harga barang lebih dari Rp2.000.000 berdasarkan jumlah x harga satuan yang akan dibeli, maka excel akan menampilkan pesan error seperti gambar dibawah ini.
Tentu masih
banyak contoh penggunaan data validasi excel yang belum admin sampaikan. Namun
admin yakin anda telah memahami apa itu Data Validasi serta bagaimana cara
menggunakannya.
Baca Juga : Cara Membuat Dropdown List Dengan DataValidation Excel
CARA MENGHAPUS DATA VALIDATION EXCEL
Untuk menghapus
data validation yang telah anda buat sebelumnya, caranya sangatlah mudah yaitu:
- Klik / Aktifkan cell yang telah di setting sebelumnya.
- Aktifkan kotak dialog Data Validation seperti saat membuat data validation tersebut.
- Klik Tombol Clear All.
- Klik Tombol OK, Selesai.
Sampai disini,
admin yakin anda semua pasti sudah paham mengenai Data Validation Excel mulai
dari pengertian, cara menggunakan, hingga cara menghapus data validation itu
sendiri.
Jangan lupa untuk mengunjungi tulisan admin lainnya terkait materi excel yang tidak kalah menarik untuk dipelajari.
Tutorial Microsoft Excel << Klik disini untuk melihat artikel menarik lainnya tentang Microsoft Excel.
Semoga apa yang
kita pelajari hari ini dapat bermanfaat bagi kehidupan kita dimasa sekarang dan
yang akan datang.
Wassalamualekum wr wb.
0 Response to "Cara Membuat Data Validation Di Excel Lengkap"
Posting Komentar